Wat houdt een wwft clientenonderzoek in?

Wwft: zo werkt een cliëntenonderzoek

Het vormt de basis bij de naleving van de Wwft: het cliëntenonderzoek. Tot zover geen nieuws onder de zon. Het feit dát de Wwft een cliëntenonderzoek vereist is namelijk helder en algemeen bekend. Maar als het gaat om de precieze invulling van het cliëntenonderzoek, lopen veel Wwft-plichtige ondernemers tegen vragen aan. Daarom leest u hier alles over wat erbij komt kijken.

Het cliëntenonderzoek voor de Wwft roept bij u misschien een aantal vragen op. Wat komt er allemaal bij kijken? Hoe serieus moet u de Wwft als kleinere organisatie eigenlijk nemen? Is het noodzakelijk dat u elke klant – ook al kent u die al jaren − even nauwkeurig onderzoekt? En hoe voldoet u aan uw verplichtingen zonder daardoor om te komen in het werk?

Deze vragen keren vaak terug in gesprekken over de Wwft. In dit blog over het cliëntenonderzoek van de Wwft gaan we dieper op de veelvoorkomende vragen in en leggen we uit wat de belangrijkste stappen zijn bij het inrichten van uw cliëntenonderzoek.  

De Wwft in het kort

Eerst nog kort: waar is het bij de Wwft om te doen? Onderaan de streep is het doel van de wet de integriteit van financiële transacties en het financiële stelsel als geheel te waarborgen. Witwassen en het financieren van terrorisme tasten die integriteit aan. De Wwft moet die twee zaken dus een halt toeroepen.

Als poortwachters van het financiële stelsel moeten financieel dienstverleners – van bank tot boekhouder – zich houden aan de voorschriften van de Wwft. Bij die rol als poortwachter hoort de verantwoordelijkheid verdachte situaties te herkennen en te melden. Sterker nog: op basis van de Wwft is het verwaarlozen van die verantwoordelijkheid strafbaar.

De Wwft moet u dus serieus nemen.

Het heeft simpelweg consequenties als u wordt gecontroleerd terwijl uw zaken niet op orde zijn. En u wilt natuurlijk geen bijdrage leveren aan de georganiseerde misdaad.

Wanneer moet u een cliëntenonderzoek doen?

De eerste check is uiteraard: bent u Wwft-plichtig? Als een u financieel dienstverlener bent of als u werkt met grote contante betalingen (€ 10.000 of meer), dan is dat waarschijnlijk het geval. Twijfelt u of u Wwft-plichtig bent? Dan is het goed om eens te kijken naar dit overzicht van FIU-Nederland.

Als u Wwft-plichtig bent moet u altijd een cliëntenonderzoek doen bij het aangaan van een nieuwe zakelijk relatie. En let op: binnen de Wwft is 'zakelijke relatie' een ruim begrip. Ook als u bijvoorbeeld een offerte uitbrengt of met een prospect in gesprek gaat, kan dat als een zakelijke relatie worden gezien.

Ook als u uiteindelijk geen zakelijke relatie aangaat, kunt u dus tot een cliëntenonderzoek (en eventueel het doen van een melding) verplicht zijn. Het is belangrijk om voor uzelf te bepalen in welke gevallen u begint met dossiervorming en dat vervolgens consequent toe te passen.

Bestaande klanten en incidentele transacties

Het kan ook voorkomen dat u bij bestaande klanten een cliëntenonderzoek moet doen. Dat is het geval als de klant een verhoogd risico op witwassen en het financieren van terrorisme met zich meebrengt of als u twijfelt of de gegevens die u van een klant ontvangt wel juist zijn.

Tot slot is er nog de incidentele transactie. U moet een cliëntenonderzoek doen als u één of meerdere contante betalingen van (in totaal) € 10.000 of meer verwerkt of als u één of meerdere digitale transacties van (in totaal) € 15.000 of meer verwerkt. Dit geldt dus ook als het om een eenmalige transactie gaat.

Hieruit bestaat het cliëntenonderzoek

Bij het op orde hebben van uw zaken voor de Wwft is het cliëntenonderzoek cruciaal. Daarbij is het van belang dat u weet dat de wet niet in detail voorschrijft hoe een cliëntenonderzoek eruitziet. Bedrijven krijgen zelf de ruimte richtlijnen voor naleving op te stellen.

Deze eigen richtlijnen moeten de goedkeurig van een Wwft-controle kunnen krijgen. Wat voor die goedkeuring nodig is, is de laatste jaren gelukkig steeds duidelijker geworden. Hieronder leest u waaruit een cliëntenonderzoek kan bestaan.

Identificeren en verifiëren

Moet u een cliëntenonderzoek doen? Dan is de eerste stap het identificeren van de cliënt. Vervolgens is het logischerwijs ook zaak om de identiteit te verifiëren. In het geval van een natuurlijk persoon kan dat met een geldig identiteitsbewijs. Als het om een rechtspersoon gaat, dan heeft u bijvoorbeeld een uittreksel uit het handelsregister nodig.

UBO: Ultimate Beneficial Owner

Als u de identiteit van uw cliënt heeft vastgesteld, is het zaak om te bepalen wie de UBO is. Met andere woorden: wie is uiteindelijk de belanghebbende van de relatie die uw cliënt met u aangaat? De UBO is altijd een natuurlijk persoon, bijvoorbeeld degene die de meeste aandelen van een bv bezit. De UBO achterhalen kan bijvoorbeeld via het UBO-register van de KvK.

Mocht het zo zijn dat een andere organisatie een cliënt bij u introduceert, dan mag u hun onderzoek naar de identiteit en de UBO overnemen. De verantwoordelijkheid ligt wel gewoon bij u.

PEP: Politiek Prominent Persoon

Nog een afkorting om te onthouden: de PEP (Politically Exposed Person). Dit is iemand met een hoge functie in de politiek of bij de overheid. Als uw cliënt een PEP of een naaste van een PEP is, dan moet u een verscherpt cliëntenonderzoek doen. U vindt hier een lijst met functies die als 'politiek prominent' worden bestempeld.

Risicobeleid en risicoclassificatie

De volgende stap is het toekennen van een risicoprofiel aan uw cliënt. Dit vormt de kern van het naleven van de Wwft. Gangbare risicoprofielen zijn 'vereenvoudigd', 'standaard' en 'verscherpt', naar de mate van onderzoek en monitoring die u vervolgens per cliënttype uitvoert. Uit de Wwft volgt een risicogebaseerde aanpak: u hoeft aan klanten met een laag risico minder aandacht te besteden dan aan klanten met een hoger risico.

Doorlopend toezicht

Als u een risicoprofiel heeft toegekend aan een cliënt, is het vervolgens van belang periodiek te bekijken of het risicoprofiel nog past. Ook moet u de transacties van de klant in de gaten houden en toetsen aan de richtlijnen die u per klanttype hebt opgesteld. Het cliëntonderzoek is dus (deels) een doorlopend proces.

Ongebruikelijke transacties melden

Doet uw klant een ongebruikelijke transactie? Dan moet u hiervan binnen 40 dagen melding doen bij FIU-Nederland. Vaststellen of een transactie ongebruikelijk is doet u op basis van objectieve en subjectieve indicatoren. De bekendste objectieve indicator is een contante betaling van € 10.000 of meer. Een subjectieve indicator is uw eigen inschatting van de situatie. U mag uw klant niet van de melding op de hoogte brengen.

Dossiervorming

Tot slot een belangrijk uitgangspunt: leg uw cliëntenonderzoek van begin tot eind zorgvuldig vast én zorg dat u consistent werkt. Noteer bijvoorbeeld op welke wijze uw cliënt zich heeft geïdentificeerd. Doe dat ook als u uw klant al jaren goed kent. Het dossier dat u zo voor elke klant aanlegt, moet u bewaren tot en met 60 maanden nadat de zakenrelatie is beëindigd.

Meer weten?

Wellicht vermoedde u het al, en weet u het nu zeker: achterhalen waar u met het cliëntenonderzoek van de Wwft precies aan toe bent is geen eenvoudige opgave. Heeft u behoefte aan iets meer achtergrond en uitleg? Download dan onze whitepaper waarin we de basis van de Wwft bespreken.

Vrijblijvend een demonstratie krijgen over het doen van een digitaal cliëntenonderzoek? Ook dat kan. Vraag vrijblijvend een demonstratie aan.