UBO-registratie deadline: waarom het moet

Opgelet. De UBO-registratie deadline nadert. Wwft-plichtige instellingen moeten vóór 27 maart 2022 hun uiteindelijk belanghebbende van het bedrijf hebben geregistreerd in een UBO-register. Waarom dat moet? Dat leest u hier.

Wat is een UBO?

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Dat betekent de ‘uiteindelijke belanghebbende’ van een onderneming. Deze persoon is bijvoorbeeld de eigenaar van een bedrijf. Of degene met de uiteindelijke zeggenschap over de onderneming, stichting of vereniging.

Wie is de UBO binnen uw bedrijf?

Er zijn verschillende criteria om te bepalen wie de UBO is binnen een bedrijf. De uiteindelijk belanghebbende wordt bij een Besloten Vennootschap (BV) en een Naamloze Vennootschap (NV) bijvoorbeeld als volgt bepaald:

• Personen met meer dan 25 procent van de aandelen in een organisatie; 

• Personen met meer dan 25 procent van de stemrechten in een organisatie; 

• Personen die de feitelijke zeggenschap over de onderneming hebben.

Let op. Het is mogelijk om meerdere UBO’s te hebben.

Wat is een UBO-register? 

Een UBO-register is een database met gegevens van UBO’s van bedrijven, organisaties en instellingen. Hier ziet u welke persoon of personen de uiteindelijk belanghebbenden zijn voor welk bedrijf.

Waarom is het belangrijk om de UBO te registreren?

Is uw bedrijf Wwft-plichtig? Dan bent u verplicht grondig onderzoek te doen naar uw klanten. Dat zijn de regels uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme.

U moet dan bijvoorbeeld ook weten wie de UBO is van een bedrijf waarmee u samenwerkt of mogelijk gaat samenwerken. Zo kunt u achterhalen wie deze persoon is. En een risicoschatting maken van deze (toekomstige) klant.

De UBO-registratie zorgt voor meer transparantie in het financiële circuit. Bedrijven moeten hun uiteindelijk belanghebbende registreren. Met deze registratie kunt u sneller en makkelijker achterhalen met wie u zakendoet of gaat doen. Dat kan met een UBO-check in een UBO-register. Een stap naar meer transparantie en een passende risico-inschatting. Maar ook een stap om witwaspraktijken en andere financieel-economische criminele activiteiten te voorkomen of juist sneller te detecteren.

Wat er gebeurt als u de UBO niet registreert

Uw klanten dienen de UBO te registreren vóór 27 maart 2022. Dat is de UBO-registratie deadline. Doet uw klant dat niet? Dan kan er een sanctie volgen. Dit kan een boete zijn, die maximaal € 21.750 bedraagt. Maar er kan ook een gevangenisstraf van zes maanden worden opgelegd.

Wat u met deze UBO-informatie kunt doen?

Doordat alle bedrijven hun UBO registreren, is het duidelijk wie er zeggenschap heeft binnen een bepaald bedrijf. Met die informatie kunt u een verscherpt cliëntenonderzoek uitvoeren voordat u zakendoet met diegene. Dankzij het UBO-register hebben bevoegde autoriteiten, zoals de Belastingdienst, ook meer duidelijkheid over wie precies de verantwoordelijke is in een bedrijf. 

U kunt zelf ook profiteren van een UBO-register. Als u met iemand zaken wil doen, doet u in het UBO-register een check doen naar wie de uiteindelijk belanghebbende is van het bedrijf. Handig om deze persoon te verifiëren en om een passende risico-inschatting te maken. Zo weet u in welke mate u de klant moet blijven monitoren om compliant te blijven aan de Wwft.

Verifieer de identiteit van de UBO
Financiële instellingen moeten hun klanten identificeren en verifiëren. Zodat u zeker weet dat de persoon diegene is die hij of zij zegt te zijn. Als de identiteit is geverifieerd, kunt u bijvoorbeeld dieper in de gegevens duiken van deze persoon. Dit is een deel van het Customer Due Diligence-proces (CDD) . Staat deze persoon op een zwarte lijst? Of zijn er negatieve mediaberichten over deze persoon? Als de identiteit bekend is, kunt u de potentiële risico's voor de zakelijke relatie beoordelen.

UBO en SmartSearch

Het AML-platform van SmartSearch helpt u met het verifiëren van de identiteit van de UBO. Ook helpt het u vervolgens een inschatting te maken van het risicoprofiel van de klant. Met de service van SmartSearch hebt u namelijk toegang tot de Dow Jones Watchlist. Hier kunnen PEP-checks worden uitgevoerd en ziet u of de uiteindelijke belanghebbende in een organisatie op de Sanctielijst staat. En dankzij de uitgebreide Experian database kunt u ook snel de identiteit verifiëren van deze UBO’s in Nederland.  

Ook vraagt u makkelijk een zakelijk rapport op van een klant. In dit zakelijke rapport staat onder andere de UBO. Wat u verder kunt doen met deze gegevens? Het adres opvragen van de UBO. Met deze informatie kan vervolgens een volledige AML-check, PEP- en Sanctie-check worden uitgevoerd. Deze gehele verificatiecheck is een kwestie van seconden. Zo heeft u binnen no-time een duidelijk beeld van de klant. En houdt u meer tijd over voor andere belangrijke zaken. 

Meer weten? 

Meer weten over wat het AML-platform van SmartSearch voor u kunt betekenen? Vraag een vrijblijvende demo aan.